4 DICAS PARA GERENCIAR BEM O TEMPO E AUMENTAR A PRODUTIVIDADE

A gestão do tempo e o planejamento e controle consciente das atividades dentro de um espaço de tempo. O que faz você perder tempo é: insegurança, desorganização, procrastinação, dizer sim sempre e os ladrões do tempo mencionados anteriormente.

 

Para melhorar a sua produtividade é necessário: planejar as suas atividades e prioridades, diminuir as distrações, revisar semanalmente o que planejou, fazer uma agenda, ter foco, saber priorizar, saber delegar.

 

A essência da produtividade é fazer mais usando menos tempo e menos recursos possível, mantendo o nível de qualidade combinado. Podemos também afirmar que produtividade é a relação entre os meios, os recursos utilizados e o resultado final. Não se você, mas eu mesma, faço planejamento semanal e todos os dias, faço um checklist das atividades do dia, como se fossem as minhas metas do dia e me organizo para cumpri-la. No final do dia, quando volto para casa normalmente reflito “hoje tive um dia produtivo, fiz tudo que planejei”, você também é assim?

 

A produtividade, portanto está ligada à eficiência, às atividade-meio que poderão garantir um resultado esperado.Gerir o tempo é saber usa-lo para realizar as atividades que são consideradas prioritárias, profissional ou pessoalmente.

 

Quem administra o tempo aumenta a produtividade. Ser produtivo é fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível. A gestão do tempo impacta no desenvolvimento do trabalho e, consequentemente, maximiza a sua produtividade e melhora os resultados.

 

A gestão do tempo consiste no ato de registrar, acompanhar e incrementar a utilização do tempo, para uma boa gestão é necessário: entender como você organiza o seu tempo hoje, conhecer o problema de gerencia-lo, identificar as fontes desse problema e definir o método de gestão e utilização do seu tempo.

 

Antes de seguir refletindo sobre o tempo, responda ás seguintes questões: você costuma chegar atrasado em seus compromissos? Ou costuma ser pontual? Gerenciar o seu tempo é importante para você? Quanto você está comprometido (a) em gerenciar seu tempo? O quanto você julga que atrasar em seus compromissos pode afetar a sua imagem pessoal (credibilidade, responsabilidade)? O que refletir sobre estratégias de gerenciamento do tempo pode agregar a você e à sua carreira?

Para dar tudo certo na gestão eficaz do nosso tempo, precisamos evitar os conhecidos “ladrões do tempo”, são eles:

 
Interrupções;                 
· Comunicação deficiente;
· Reuniões pouco objetivas e/ou desnecessárias;                          
· Telefone; 
Celular                    
·Administração de crises – preocupar-se com o que é urgente em vez do que é importante;                
· Procrastinação.
·   Email;                  
·Internet;
·Fazer o serviço de outros empregados ou parceiros;
·Esperar outras pessoas para tomar decisões;
· Falta de objetivos, prioridades e prazos finais;
·Interrupções por outras pessoas (em sua sala, no telefone, via internet).

Dá um play no link abaixo e ouça o podcast que fiz sobre gestão do tempo!

Nós precisamos dividir nosso tempo de modo a dar igual atenção às esferas importantes da vida, como: vida social, lazer, trabalho, família, amigos, projetos, planos, pensar, sonhar, dormir, descansar, enfim.

 

FIGURA – INTEGRAÇÃO DOS ESPAÇOS: AMBIENTAL, SOCIAL E SUBJETIVO

O tempo para o lazer, por exemplo, possui três dimensões: Descanso, Diversão e Desenvolvimento.É preciso flexibilidade e criatividade para melhor lidar com o tempo para dar tempo de fazer as coisas que realmente importam.

 

A flexibilidade vai permitir viver sem estar no piloto automático, situação na qual são seguidos programas previamente estipulados, inadequados para lidar com variáveis e imprevistos ou, pior ainda inaptos para gerar novas situações. São programas comportamentais pouco criativos e inflexíveis incapazes de processar dados novos, que transformam o cotidiano em mesmice, provocando estresse e reações negativas tão logo ocorram mudanças e surja o desconhecido e o inusitado. (BIDART, 2006).

 

MÉTODO PODC DE VIVIANE ANDRADE

 

Para administrar bem o tempo indico usar quatro características básicas de todo modelo de gestão: planejar, organizar, dirigir e controlar as nossas atividades. Certamente esse caminho ajudará você a repetir menos que “não tem tempo para nada!”

 

FIGURA – PDCA

De acordo com a teoria administrativa, planejar é um processo sistemático e contínuo, desenvolvido com a finalidade de alcançar uma determinada situação almejada, de modo mais eficiente, eficaz e efetivo, otimizando esforços, talentos, competências e recursos que você tem disponíveis.

               

Organizar quer dizer dispor esses recursos materiais, humanos e tecnológicos de maneira harmônica a fim de que o conjunto formado seja capaz de realizar um trabalho integrado, eficiente e eficaz, apresentando boa produtividade e boa qualidade a custos baixos e com o mínimo de riscos e de esforços humanos.

 

Dirigir é a função que interpreta os objetivos e os planos para alcançá-los, conduzindo e orientando as pessoas rumo a eles.

 

Controlar é o processo de monitoramento e avaliação das atividades de modo a verificar se o resultado está de acordo com o planejado, se não estiver, podem ser corrigidos, o quanto antes.

Traduzindo para o nosso dia a dia, planejar é verificar o que você precisa fazer e colocar os recursos disponíveis para auxiliar a atingir esses objetivos. Organizar é colocar cada recurso no seu devido lugar, dirigir é dispor de todo esforço para conduzir a ação e controlar é verificar se deu tudo certo ou se será preciso corrigir algo. Com base nesses quatro elementos, vou escrever aqui algumas dicas que aplico e vem me dando ótimos resultados.

 

4 DICAS PARA GERENCIAR O TEMPO:

 

PLANEJAR
1 Planeje as atividades diárias
2 Planeje as atividades semanais
3 Planeje as atividades mensais
4 Planeje as atividades anuais.
ORGANIZAR
5 Organize as atividades em: prioridade, imprescindível, delegável, eliminável e urgente
6 Renove seus app: Se a sua vida está no seu smartphone ou tablet, e você curte usar a tecnologia no seu dia a dia, investir em um bom aplicativo para organizar seus afazeres vai te ajudar muito. • Pomodo Timer: com esse app simples você pode cronometrar seus intervalos de produção e pausa. Disponível para IOS e Android. • Evernote: Um dos mais conhecidos aplicativos para organização, o Evernote permite registrar seus compromissos e salvar arquivos e páginas da internet para consultar depois. Disponível para Android, IOS, Windows Phone, Blackberry e alguns navegadores web. • RemembertheMilk: disponível para os sistemas operacionais IOS, Android, Blackberry e Windows Phone, é um dos apps mais competentes para organização de tarefas. É possível definir prioridades, assuntos e prazos – e ele ainda te notifica para você não esquecer nada.
7 Delegue: divida as tarefas com sua rede de apoio (marido, esposa, empregada, mãe, sogra e etc)
8 Tenha um lugar reservado para o trabalho.
DIRIGIR
9 Dirija as suas atividades, calculando o tempo
10 Seja rigoroso: uma olhada nas redes sociais, um lanchinho mais demorado, ou uma conversa mais animada com os colegas podem atrapalhar um dia inteiro de trabalho – e não é exagero!
11 Descanso também tem hora
CONTROLAR
12 Controle se realizou tudo que planejou.
Como isso é um exercício complexo, exige disciplina e esforço. O que não conseguiu realizar e deixou para amanhã, procure investigar o porque de não ter conseguido.
FONTE: Elaboração própria.

Agora que listou as atividades, diárias, semanais, mensais e anuais organize assim:

Prioridades (são as tarefas mais importantes. A falta delas trará algum tipo de prejuízo).

 

Imprescindíveis (neste grupo, está tudo aquilo que nos proporciona prazer imediato, mas não traz grandes benefícios para o futuro).

 

Delegáveis (aqui estão aquelas tarefas que não precisam ser feitas necessariamente por você).

 

Elimináveis (deveriam ser eliminadas mas independe de nós. Tem que transformar e otimizar esse tempo).

 

Urgentes (são as atividades que você não planejou, mas precisam passar na frente de todas as outras).

       


16 VANTAGENS EM GERENCIAR BEM SEU TEMPO

 

Lembre-se que para mudar seu comportamento, você tem que dar o primeiro passo. Então, comece aplicando uma regra de cada vez, na ordem que se sentir mais a vontade. Aos poucos você perceberá que traz resultados efetivos e isso lhe inspirará a dar continuidade.

 

1)    Construir uma imagem profissional positiva;

2)    Incorporar um mindset mais produtivo;

3)    Ter mais tempo para si mesmo;

4)    Maior qualidade na vida pessoal;

5)    Entregar demandas e projetos dentro dos prazos;

6)    Evitar acúmulos de tarefas e atrasos;

7)    Poder focar em metas e objetivos específicos;

8)    Organizar seus dias, semanas e meses;

9)    Eliminar a procrastinação no trabalho;

10) Diminuir ansiedades e estresse;

11) Aumentar autossatisfação pessoal e profissional;

12) Ter mais tempo para realizar projetos paralelos;

13) Possibilidade de lidar melhor com eventualidades;

14) Desenvolver uma visão sistêmica sobre as tarefas;

15) Poder focar em estudos, exercícios e na saúde física e mental;

16) Equilibrar vida pessoal e profissional.

 

Certamente se eu deixasse um espaço em branco, você listaria mais outros benefícios, estes são apenas alguns dos poderosos e importantes benefícios de se fazer um gerenciamento do seu tempo efetivo. Como podemos perceber e, até sentir, esta ação pode trazer uma qualidade de vida maior, pois certamente evitará ansiedade e estresses em decorrência da falta de organização pessoal e profissional.

 

Mas,antes de mais nada é bom que se diga que este capítulo é mais que um texto instrumental, ou ferramental. É para nossa reflexão mesmo, para pensarmos o que estamos fazendo com nosso tempo, com nosso dia a dia e com a nossa vida. Existem maneiras para ser e se considerar mais produtivo, ter aquela velha listinha de coisas diárias e ir ticando o que foi possível realizar ajuda também. Mas é além disso, é pensar se você está dividindo seu tempo com as coisas que realmente importam. Se está trabalhando, mas conseguindo se cuidar, praticar algum exercício que gosta. Se consegue fazer as refeições com calma, se consegue ter tempo para o lazer, para ver a família, para rever os amigos. Para fazer as coisas que realmente importam.

 

Então esse é meu convite, nesta dimensão: refletirmos o que estamos fazendo com o tempo da gente.

 

REFERÊNCIAS DESTE TEXTO:
BIDART, Lucia de Bidart. Marketing pessoal: manual prático. Rio de Janeiro: Fundo de Cultura, 2006.
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2012.
FERREIRA, Ricardo ALVES et. All.  O espaço e o tempo, entre a ciência e a filosofia: notas para o ensino de física. IN: Encontro nacional pesquisa em educação e ciência. 2009. Disponível em: http://posgrad.fae.ufmg.br/posgrad/viienpec/pdfs/981.pdf. Acesso em 02/08/2019.


Bom vou terminando por aqui.

Espero que tenha gostado dessas dicas.

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